دبیرخانه دائمی کنفرانس وظیفه حمایت اجرایی و ارائه خدمات در رابطه با کنفرانس در سال‌های مختلف را بر عهده دارد.
در حال حاضر دبیرخانه كنفرانس متشكل از افراد زير است:
ناياب فرومند
مسئول دبیرخانه
کارشناسی شهرسازی دانشگاه بین المللی امام خمینی (ره) قزوین
مهندس هدی کریمی دستجردی
مدیر اجرایی انجمن
كارشناسي مهندسي مکانیک دانشگاه شريف